Stiller spørsmål til budsjettet og endelig postliste med last ned-knapp
[Intro] Hverdagene dundrer av gårde, men heldigvis er det torsdag og mange gode minutter med den eneste podkasten for deg som jobber i Nittedal kommune. Har du en kollega som ikke har hørt på VR Nittedal enda? You know what to do. Jeg heter Kristian Vest, kommunikasjonssjef i Nittedal kommune, og bare 60 cm unna meg, sånn cirka, sitter selvsagt også du, kommunedirektør Allerd Børsmann Kristiansen.
Hei på deg! Hei på deg, Kristian. Du, nå trenger jeg en liten oppdatering, for det er lenge siden jeg har spurt. Hva snakker dere om i kommunedirektørens lederteam om dagen? Ja, det er litt av hvert. Vi snakker om blant annet det at vi har avlevert budsjettet, og så får vi jo inn en del spørsmål og svar fra politikerne som lurer på forskjellige ting. Vi har faktisk akkurat snakket litt om dette med hvordan vi skal ha julefeiringer, så det har gått ut et notat med uttalelederene.
Vi snakker jo ganske mye om arbeid med tiltak og grep i lederdreve og omstilling. Vi snakker om det plantrøkket som vi har akkurat nå. Det er mange, mange planer som er under arbeid parallelt med både sentrum og varingskollen og Mittrerotnes og Tumorhauen og Poli, og så skal vi etter hvert i gang på skytta, så det er veldig høy aktivitet i organisasjonen. Vi har snakket om pensjon. Det er jo et spennende tema som alle bør være litt opptatt av.
Det angår i hvert fall alle. Ja, da. Vi bruker selvfølgelig en del tid på den økonomiske situasjonen. Litt sett på månesrapporten for oktober. Hva har endret seg siden vi rapporterte i september, og hvordan ser det ut at vi lander i dette året, blant annet. Hvordan ser det ut da? Hvordan lander vi dette året? Ja, nei, det ser jo foreløpig ut som at vi er veldig gode på å bruke penger. Vi har utgifter som er betydelig høyere enn inntekten for 2024, og styrer jo mot et merforbruk på nærmere 100 millioner fortsatt.
Selv om det har vært jobba godt med en del tiltak, så vil nok året under ett med det vi allerede har vedtatt at vi skal bruke fond på, medfører at vi hamner rundt 100. Så får vi se om det kommer noen positive overraskelser. Det snakker vi jo om. Vi går jo rundt og håper på at det kan komme noe på enkelte områder som ikke er periodisert ferdige enda. Men det vil jo ikke være i den største sorden som kan berge oss. Så er vi jo spente på statsbudsjettet og behandlingen. Det er det som kommer nå fremover. Så er vi også inne om politiske saker. Det er jo Fondmenneskapsmøte til uka,
og det er kommunestyret 16. desember. Og så har vi jo et ekstra planlitt valgsmøte som er på den 11. jeg tror det er. Så det er litt av hvert. Ja, og det her skal vi selvfølgelig komme tilbake til her i podcasten også når ukene skrider fremover. Du nevnte et tema som vi skal nærmere inn på i dag, og det handler om spørsmål fra politikerne. Spørsmålene haggler, nemlig heter at kommundirektøren la fram et forslag til budsjett.
Nei, det er ikke noe negativt. Det er akkurat slik det skal være. Lars Gunnarsen, du er budsjettsjef i Nyttvaldkommune. Innledningen her sikter til at politikerne nå er i full sving med budsjettarbeid og har mange spørsmål. Hvorfor er det så viktig at politikerne kan stille spørsmål til administrasjon? Hei på deg, Christian. Hei, Lars. Og takk for at jeg får lov til å være med i dag. Det er så hyggelig. Vi har jo jobbet masse med budsjettet i administrasjon. Vi har jobbet i hvert fall et halvår, og det har blitt mange, mange sider.
150 sider, over 150 sider, før vi kommer til gebiliste og vedlegg. Så det er klart, inni alle de sidene her, så er det masse, masse informasjon, og mye folk kan lure på. Og da er det jo fint at vi har politikere som er så engasjert og bryr seg så mye om det vi gjør, og det administrasjonen legger fra, og stiller spørsmål. De bruker jo masse av sin tid på å sette seg inn i det. Fordi det er faktisk fritiden sin de bruker på å finne ut, og fynslemme, og lese, og stille spørsmål.
Det er akkurat det. Så når vi har fått mange spørsmål fra politikken, så tenker jeg, det er veldig positivt. Det viser at vi har engasjerte politikere som virkelig bryr seg om det vi holder på med, og det vi skal gjøre de neste fire årene. Ja, og vi ser jo også at det er, når det kommer, søndag og mandag, det er da de ryrer inn. Så det er jo helt åpenbart at her bruker politikere helgen på å jobbe seg gjennom. Så er det jo sånn at et budsjettdokument i dag er jo mye mer kommuneplans handlingsdel og et styringsdokument.
Sånn at det står ikke masse detaljer om hvor mye penger skal vi bruke på A, B, C og D. Altså langt ned. Sånn for eksempel på kulturformidling, eller på andre typer spørsmål, likesom. Så jeg skjønner jo at de har behov for, hvis vi skulle ha lagt med alle tallene, så har vel budsjettdokumentet blitt på 1200 sider eller noe sånt. Ja, sikkert. Sikkert. Så det er bra de spør. Ja, det hadde blitt litt mye kanskje. Fristen for å sende inn spørsmål er i dag 27. november. Hvor mange spørsmål har det kommet inn til nå?
Sist jeg sjekket nå, så var det 63 spørsmål som hadde kommet inn. Ja. Hva er det politikerne spør om? Har du noen eksempler? Ja, de spør jo om alt mulig. Alt de lurer på, spør de om. Eksempel kan være noe så enkelt som, hva er tekniske justeringer i en ramoversikt? Ja, det lurer jeg på. En enkelt spørsmål. Det er et enkelt spørsmål. Det er et veldig konkret spørsmål, fordi det sier jo ikke selv.
Nei, det gjør ikke det. For jeg lurer også på hva det er. Ja, og det er justeringer vi gjør innenfor sektorens rammer, som egentlig ikke påvirker tjenesteproduksjonen. Ja, som bare er en liten teknikalitet. Ja, helt riktig. Vi flytter penger litt sånn inn i en boks på en måte. Vi flytter penger inn i en boks, ja. Også kan det være mye mer kompliserte spørsmål også. Vi har fått et spørsmål om, man kan bruke sykelensrefusjoner i barnehagene til å øke handlingsrommet. Og hvis du lurer på å svare på det, ja, da kan du gå på nettsiden til kommunen.
Akkurat. Også finnes spørsmålet og svaret der. Ja, og det bringer meg over på et annet spørsmål som jeg har til deg, og som jeg lurer på. For det at politikerne kan stille spørsmål, det er jo ikke noe nytt. Men i år så gjør vi det på en litt ny måte. Og nå var du inne på å svare "tro jeg", for hva er det som er nytt i år? Vi har jo blitt mere digitale, og vi digitaliserer alt som kan digitaliseres. Ja, bra. Og det betyr at vi har anskaffet og tatt i bruk en ny modul i framsikt som heter politikermodulen.
Og der kan politikerne stille spørsmål, og så kan administrasjonen svare på de spørsmålene på samme sted. Og med en gang et spørsmål blir stilt i den modulen, og vi delegerer ansvaret til en person å svare på det, så vil spørsmålet være offentlig på kommunens nettside på det digitale budsjettet. Og med en gang svaret er godkjent, så blir det også publisert på samme sted. Og hvem er det som kan gå inn og se på det her? Spørsmål og svar? Det kan alle gå inn og se på.
Alle som i hele verden? Hele verden, ja. For det ligger jo på Nyttigdal kommunes nettside, på budsjettet, det digitale budsjettet. Så absolutt alle som har lyst kan gå inn og lese spørsmål og svare. Ja, det er jo ganske smart, for jeg vil jo tro at de spørsmålene som politikerne stiller, er det flere som lurer på. Og det kan jo oppklare en god del da, når det gjelder... I mitt hodet er det jo ganske komplisert dette her med kommunebudsjettet. Det er liksom ikke noe sånn du bare plukker opp av hatten og skjønner og kan med en gang.
Så kan det være nyttig faktisk å gå inn der da, for å forstå mer av det hele. Absolutt. Bare forklar det her, du nevnte framsikt, hva er det for noe? Framsikt er jo et budsjett
- og virksomhetsstyringsverktøy som vi bruker i kommunen. Vi lager hele budsjettet i framsikt, vi skriver all tekst, vi jobber med alle tallene, og så publiserer vi det som en digital versjon, og så lager vi en pdf av budsjettet til ut. Så det er kommunens dataprogram for økonomistyring.
Riktig. Rett og slett, for de som ikke har vært så mye inn i framsikt og gjort noe som helst. Vi synes jo det er veldig positivt at vi har fått disse digitale spørsmålene opp, fordi da kan jo også en politiker som lurer på noe, kan gå og se om noen andre har stilt det spørsmålet, før de også stiller det. Så det vi kunne ha opplevd før, er at vi fikk mange spørsmål som var nesten like, men som var litt forskjellige, så vi måtte svare to, tre eller syv ganger på egentlig samme tema. Så nå har jo politikere mulighet til å gå inn og se hva de andre har spurt om,
og så kan de vurdere hva de skal spørre om. Nettopp. Det gjør hele prosessen litt mer effektiv, rett og slett. Ja, vi håper jo og tror det. Så det blir jo spennende, for det er jo fristen som snart er, som gjør om hvor mange flere vi har, for det er jo Formannskapet allerede nå på mandag som skal ha svarene, sånn at de kan få mulighet til å komme med sine forslag. Så det er viktig at vi blir ferdige så fort som mulig. Men disse spørsmålene og svarene blir de lagt ved budsjettsaken i desember? Ja.
Så det blir en del av hele den politiske behandlingen? Mm. Jeg skal gå inn og se på de over 60 spørsmålene og dertil hørende svar. Har det kommet svar på alle nå? Nei, alle har ikke fått svar enda, men vi jobber med det. Jeg tror nok at den nærmere, trefjerde delen, er svart ut. Ja, da skal jeg med og gå inn og se på de trefjerde delene, og når det nærmer seg kommunestyremøtten skal jeg se på alt. Og så er det jo sånn at dette er en viktig del av mer offentligheten våres,
altså at det blir tilgjengelig gjort, den dialogen som er mellom politikk og administrasjon. Så det er også et viktig prinsipp som vi bruker dette til. Hvorfor er den offentligheten så viktig? For åpnhet om hva som er det som diskuteres, både mellom politikk og administrasjon, men også mellom politikere. Som alt annet vi holder på med i kommunikasjon. Ja. Vi skal bevege oss over til et nytt tema som også handler om offentlighet.
For nå kan alle ansatte og innbyggere få fullt innsyn i deler av postelista, uten å be om å få dokumentene i posten. Kristine Mjølnesnes, du leder dokumentsenteret. Hva er det som er skjedd med postelisten våre? De har vel blitt det som Adelaide kaller for litt mer offentlig. Så postelista har blitt bedre. Det betyr at det er flere dokumenter man kan få helt fullt innsyn i,
enn det som var tidligere. Hva har vi gjort for noe? Vi har gjort det mulig å ikke bare få oversikt over hvilken kommunikasjon som går ut og inn av kommunen, men også gjort det mulig å lese selve brevet som ligger i forskjellelsen. Når du går inn i postelista, slipper du å be om å få tilsendt dokumentet. Du går inn og finner en pdf som du kan laste ned på din egen datamaskin.
Men det gjelder ikke hele kommunen som jeg var inne på. Det gjelder de som jobber med byggsaker, plansaker, kommunaltekniske saker osv. Grunnen til at vi har valgt ut akkurat de dokumentene som de jobber med, er at der er det svært lite informasjon som ikke offentligheten har rett til å se. Hva er disse postlistene, og hvorfor er de så viktige for å sikre offentlig innsyn i offentlig forvaltning,
som kommunen er en del av? En postliste er også noe som kalles for offentlig journal, og det er noe som alle offentlige virksomheter er pålagt å lage gjennom offentlige lover. En postliste er i utgangspunktet et slags register over hvem som henvender seg om hvilke ting, og hva kommunen svarer på de henvendelsene. Alle søknader til boliger som skal bygges, alle ferdige attester som skal søkes om osv.,
det vil framkomme på postlista. Og nå vil også selve søknaden ligge tilgjengelig. Så hvis jeg burde bygge litt på på huset mitt, så vil det brevet der søknaden er leveret, for å få lov til å gjøre det, ligge der. Så alle kan se at nå skal kommunitøren bygge litt på. Bygge et kjempedrykket svømbasseng. I hagen og snabb våden. Og nå trenger de ikke spørre om å få papir engang, de kan bare laste det rett ned.
Hva slags fordeler gir det innbyggerne våre? De gjør at de slipper å vente på å få den informasjonen de ønsker. Så de kan gå inn og kikke, se på lista og tenke, her er det spennende brev, kommunedirektøren skal lage et svømbasseng, ok, jeg har lyst til å vite litt mer om det. Og så kan man gå inn og lese søknaden. Og så kan man også lese vedtaket når det foreligger, for det vil også da være offentlig.
Og hva slags fordeler gir det kommunen, altså oss som er ansatt her? En ting er jo, vi kan jo tulle om eventuelt som om jeg er på segn med Rokkedal, men tatt alt som er knyttet til, særlig de planoppgaver som vi har, det er jo enormt mye dokumentasjon. Ta en sentrumsplan vi holder på med nå, eller i varehinskålen, der har det vært masse spørsmål om hva er alle disse utredningene, og når man ser på hjemmesiden våre, så er det jo en liste over utredninger som er kjempelang som skal gjøres.
Og etter hvert som de blir tilknyttet saker og sånt, så er de tilgjengelige. Så det er jo en ting er jo hva som kommer i post, ut og inn, men det å tilgjengeliggjøre informasjon er kjempeviktig, også for å vise både den kunnskapen vi har og den rollen vi har som kommune. Så mange ganger kan det være litt krevende, fordi at alt er mer offentlig. Det er jo kun ting som er beskyttet av det motsatte, altså det som er unntatt offentlighet som ikke vil være der.
Så det skal jo være en veldig liten andel som er unntatt, faktisk. Ja, det skal det. Åpen forvaltning er kjempeviktig. Så tenker jeg at det vil jo spare våre ansatte for veldig mye manuelt arbeid, kanskje, å gjøre det på den måten her. Særlig de sakene som det er veldig mye etterspørsel, etter informasjon om, som er de sakene som vi nå fulltaks publiserer, så er det ofte store, kompliserte dokumenter som er vanskelig å få sendt ut, rett og slett, i systemet vårt, fordi at det stopper opp, og da må folk gjøre den jobben på nytt,
og så må vi på dokumentsenteret, vi må følge med og prøve å gjøre den utsellingsjobben flere ganger. Så her er det en stor innsparing på bruk av saksbehandlernes tid, slik at de hele kan få til vedtak og være raskere i sin saksbehandling, som gjør at innbyggerne får vedtak på sine søknader fortere. Er det noen utfordringer med fulltakspublisering? Utfordringen er at det vil jo alltid være, hva skal man si, at ting ikke blir bedre enn den som gjør det.
Sin mulighet og evne til å gjøre det bra, og man må være ekstra påpasselig med at man skjermer den informasjonen som ikke skal ut, sånn som personnummer eller helseopplysninger, eller andre ting som kan være knyttet til virksomhetens behov for å skjerme, eller rett til å skjerme informasjon om seg selv. Så da må man ha ekstra fokus på det, og man må være flinke til å lære hverandre hva som ligger innenfor og hva som ligger utenfor. Så må man rett og slett lære seg selv,
eller lære seg hva det er som skal publiseres, fordi man har en tendens til å skjule litt mer enn det man ønsker, sånn for sikkerhetsskyld. Og det er en veldig viktig del av å offentliggjøre informasjon, det er å ikke være for streng. Hva gjør vi konkret for å løse de utfordringene? Vi har jo en god dialog med de som er saksbehandlere på disse sakene, slik at de vet hva som skal skjermes og hva som ikke kan skjermes.
Og så har vi gode rutiner, og de rutinene må vi utvikle og forbedre i samarbeid med de som skal bruke dem. I tillegg til det har vi på dokumentsenter en veldig viktig jobb med at vi dobbelt kvalitetssikrer alt før det går ut, så sjansen for at det skal være noe som kommer ut som ikke skal ut, den er relativt liten. Det er en risiko vi kan leve med. Og så lærer vi å bli bedre hver dag som går. Nemlig. Vi skal runde av denne episoden, og det skal vi gjøre med Fun or Run.
Fun or Run, er du klar for det, Lars? Kjør! Ok, fint kjemme kommunens postlister på jakt etter spennende brev. Fun eller Run? Da sier jeg Fun. Jeg ble veldig interessert i å følge den svømmebassingssaken. Vi blir jo kjempeskuffet hvis ikke det kommer en søknad om det nå. Christian? Jeg har jo en fortid som journalist, og gravde meg ned i sånne postlister på daglig basis,
og fant jo ofte veldig mye interessant, må jeg ærlig innrømme. Så jeg synes det kan være artig selv om jeg ikke trenger å gjøre det lenger. Ikke på den måten, i hvert fall. Jeg finner kjemme dem jo opp til to-tre ganger før noen andre får se dem, så det er mye spennende som ikke går ut da. Jeg tror kanskje jeg skal si litt Run. Jeg ser ikke helt for meg at jeg skal holde på med det. Men interessant nok. Finnes kommunens budsjett på jakt etter gode spørsmål og svar?
Da sier jeg Fun, ja. På den måten. Nå var vel det. Det er litt slik slemme Fun og Run i dag, egentlig. Det er slik at det er en binding til mast-spørsmål. Jeg synes det er også fun. Det er sikkert en yrkesskade det også, som jeg har holdt på med i mange år. Men det synes jeg gir veldig god kunnskap om samfunnet vårt ofte. Spørsmål og svar som kommer utenfra, fra folk som ikke driver med det til vanlig, synes jeg ofte er veldig oppklarende. Jeg må jo si Fun, selv om jeg i forløpet ikke har lest det.
Men det er vel også litt yrkesskade at man er opptatt av å få informasjon som er tilgjengelig. Jeg synes jo det er kjempefunn. Jeg gir jo litt budsjettene her til sammens med Lars, og dette er jo det vakreste av eventyret vi holder på med. Fotografere vakker natur i Nyttedal. Fun og Run. Naturen er vakker, men jeg er ikke så glad i å fotografere, så jeg sier Run igjen på den.
Ja, det er kjempefunn. Det er noe av det vakreste jeg gjør. Jeg er mest opptatt av å være ute og oppleve det, så jeg sier Run. Jeg synes det fortsatt er fun. Vi får ta oss en tur ut og fotografere litt natur etter hvert. Det var alt for i dag. Neste uke blir det nye sprell her fra Tenketank EIKA. Inntil da. Vi hørs! Teksting av Nicolai Winther Teksting av Nicolai Winther Teksting av Nicolai Winther
Teksting av Nicolai Winther [Tekstet av Nicolai Winther] [Tekstet av Nicolai Winther]
